PRIVACY STATEMENT
laatst gewijzigd - 14 juli 2019
We vinden het erg belangrijk dat de persoonsgegevens van jou (en je kinderen) op een veilige en zorgvuldige manier gebruikt worden. Daarom zijn we deelnemer van het privacy-convenant voor het onderwijs en maken we gebruik van de modelverwerkersovereenkomst 3.0 behorende bij het convenant. Verder zijn we aangesloten bij branchevereniging VDOD.
Dit privacy statement bevat informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens door school binnen de Social Schools webapp en mobiele apps. Dit statement is van toepassing op onze Social Community en Social Portfolio producten. In de volgende onderwerpen leggen we je uit hoe de school je persoonsgegevens gebruikt en hoe wij die beveiligen:
Inleiding
Doel van verwerking
Verwerkte gegevens
Beveiliging van persoonsgegevens
Procedure bij beveiligingsincidenten
Recht op inzage, wijziging en vergetelheid
Gebruik van de mobiele apps en de benodigde permissies
Vragen?
1. Inleiding
Social Schools verwerkt persoonsgegevens namens jouw school of de school van jouw kinderen. Daarnaast kan jij zelf persoonsgegevens invullen in onze applicaties. Ter waarborging van de juiste verwerking van de gegevens heeft Social Schools een verwerkersovereenkomst gesloten met jouw school zodat alle verwerkingen die wij doen zijn goedgekeurd door de school. Daarnaast hebben wij dit privacy statement opgesteld zodat jij weet:
Welke (persoons)gegevens er van jou en/of je kinderen verwerkt worden namens school door Social Schools, met welk doel deze gegevens verwerkt worden, hoe en door wie de gegevens gebruikt worden binnen Social Schools.
De technische en organisatorische maatregelen die misbruik van persoonsgegevens voorkomen.
De procedures om misbruik van persoonsgegevens te rapporteren.
Voor meer informatie kunt je terecht bij je school. Onderstaand vind je een korte samenvatting van de afspraken tussen Social Schools en je school en informatie over het gebruik van je persoonsgegevens en de rechten die je hebt om deze in te zien of te (laten) wijzigen verwijderen.
2. Doel van verwerking
Je school heeft als doel voor het verwerken van persoonsgegevens het faciliteren van communicatie tussen de verschillende belanghebbenden op school (medewerkers, leerlingen en ouders). De verwerkingen (opslag, transport en inzage) vinden uitsluitend plaats voor dit doel.
3. Verwerkte gegevens
minimale gegevens - “Privacy by design”
We streven ernaar om zo min mogelijke persoonlijke informatie te gebruiken om je in staat te stellen de volledige functionaliteit van Social Schools te gebruiken. De minimale set gegevens die nodig is om Social Schools te gebruiken is:
Persoonsgegevens Ouders/verzorgers en medewerkers: Naam en E-mail adres.
Persoonsgegevens Leerlingen: Naam, geboortedatum en klas/schooljaar.
Cookies: Om gebruik te kunnen maken van Social Schools (zowel via de webapp als de mobiele app) dient de browser op het apparaat van de gebruiker cookies van Social Schools te accepteren. In de cookies worden sessiegegevens opgeslagen zoals een gebruikersidentificatie en laatst gebruikte instellingen. De instellingen die in cookies op de browser opgeslagen worden, worden ingezet om het gebruiksgemak te verhogen. Daarnaast zetten wij cookies in voor de beveiliging van Social Schools.
Verkeersgegevens: Voor elke interactie met Social Schools worden een aantal gegevens gelogd. Dit zijn de geraadpleegde url en het type browser, en technische gegevens zoals het ip-adres en de tijd die de interactie in beslag nam.
optionele gegevens
Naast de minimale gegevens die nodig zijn om Social Schools te gebruiken zijn er gegevens die optioneel opgeslagen worden
Contactgegevens Ouders/verzorgers en medewerkers - Social Schools biedt ruimte om extra contactinformatie (telefoonnummer, huisadres) en profielinformatie (profielfoto, beschrijving) in te vullen om de communicatie tussen gebruikers te verrijken. Het invullen van deze extra informatie is optioneel en is een persoonlijke keuze van jou als gebruiker of een resultaat van beleid gevoerd door je school.
4. Beveiliging van en toegang tot persoonsgegevens
Social Schools heeft een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen. Onderstaand vind je een korte samenvatting van deze maatregelen:
Technische maatregelen
We werken met subverwerkers die ieder expert zijn in hun vakgebied, zoals Amazon Web Services en Microsoft Azure
Alle persoonsgegevens zijn opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
De fysieke toegang tot de persoonsgegevens wordt beheerd door onze subverwerkers, daarmee verzekeren we het gebruik van internationale standaarden voor gegevensbeveiliging bij de fysieke toegang tot persoonsgegevens.
Onze technische infrastructuur wordt verzorgd door onze subverwerkers, daarmee verzekeren we dat onze servers altijd voorzien zijn van de laatste beveiligingsupdates.
Persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen in onze database.
Media zoals bestanden, foto’s en video’s zijn versleuteld opgeslagen op onze fileservers.
Het transport van persoonsgegevens is altijd versleuteld via SSL.
Organisatorische maatregelen
Ons personeel heeft geen toegang tot de persoonsgegevens die we namens je school verwerken, behalve voor support-doeleinden.
We ondertekenen een geheimhoudingsverklaring met ons personeel waarin we afspreken hoe we zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens.
Apparaten gebruikt door ons personeel zijn versleuteld om het risico op datalekken te minimaliseren.
Social Schools zal de opgeslagen gegevens nooit aan derden verschaffen tenzij SocialSchools door de werking van de wet of verordening hiertoe verplicht is.
5. Procedure bij beveiligingsincidenten
Wanneer wij een beveiligingsincident opmerken of hierop geattendeerd worden pakken we dit met de hoogste prioriteit op. Social Schools stuurt een terugkoppeling van de gekozen oplossing en de grootte van het probleem naar de melder van het incident. In de verwerkersovereenkomst met je school is de verdere procedure bij beveiligingsincidenten vastgelegd.
6. Recht op inzage, wijziging en vergetelheid
Als gebruiker kun je de persoonsgegevens die van jou of je kind(eren) bekend zijn inzien en meestal ook bewerken via:
Je eigen gegevens via “Account & Profiel”; hier kun je je naam, profielinformatie en contactgegevens inzien en wijzigen.
Gegevens van je kinderen via “mijn kinderen”; hier zie je de informatie die over je kinderen bekend is; deze informatie wordt beheerd door de school aangezien de school verantwoordelijk is voor deze gegevens. Neem contact op met je school als je aanpassingen wilt in de gegevens van je kind(eren).
Als gebruiker kun je gebruik maken van je recht op vergetelheid. Wanneer je gebruik wilt maken van dit recht kun je een mail sturen naar support@socialschools.nl. Social Schools verwijdert je account en de daarbij horende persoonsgegevens binnen 30 dagen en stuurt hiervan een bevestiging.
Wanneer je geen gebruik maakt van het recht op vergetelheid wordt je account automatisch verwijderd wanneer je 2 jaar niet meer gekoppeld bent geweest aan een school (hetzij als ouder, leerling of medewerker).
7. Het gebruik van de mobiele apps en benodigde permissies.
Gebruik je onze mobiele apps? Dan kunnen deze toegang vragen tot bepaalde onderdelen van je mobiele apparaat waarmee we ook toegang zouden kunnen krijgen tot bepaalde persoonsgegevens. Onderstaand vind je de belangrijkste permissies die onze apps gebruiken en hoe we deze gebruiken:
iOS:
De app vraagt deze permissies op het moment dat deze nodig zijn.
Toestaan berichten te sturen: Hiermee kunnen we je meldingen sturen als er nieuwe content voor je is in de app.
Toegang tot je camera: Hiermee kun je foto’s of video’s maken wanneer je een bericht maakt. We gebruiken je camera alleen wanneer je foto’s maakt in de app.
Toegang tot je microfoon; als je video’s wilt maken vanuit de app vragen we je om toegang tot je microfoon. We gebruiken je microfoon alleen wanneer je een video aan het maken bent in de app.
Toegang tot je fotoalbums: Hiermee kun je foto’s die op je telefoon staan toevoegen wanneer je een bericht maakt. We verwerken alleen de foto’s die je selecteert als bijlage bij een bericht.
Toegang tot je bestanden: Hiermee kun je bestanden die op je telefoon staan toevoegen wanneer je een bericht maakt. We verwerken alleen de bestanden die je selecteert als bijlage bij een bericht.
Android:
Heeft je toestel Android 5 of hoger? Dan vraagt de app de permissies op het moment dat de app ze nodig heeft. Heeft je toestel een eerdere Android versie, dan vraagt de app de permissies bij installatie. De app kan je vragen om de volgende permissies:
Toegang tot je phone_state: hiermee halen we een ID van je apparaat op waarmee we je meldingen kunnen sturen. In deze permissiegroep hoort ook je belgeschiedenis; deze gebruiken we echter niet en er worden dus ook geen belgegevens van je verwerkt.
Toegang tot je camera: hiermee kun je foto’s of video’s maken wanneer je een bericht maakt. We gebruiken je camera alleen wanneer je foto’s maakt in de app.
Toegang tot je microfoon: als je video’s wilt maken vanuit de app vragen we je om toegang tot je microfoon. We gebruiken je microfoon alleen wanneer je een video aan het maken bent in de app.
Toegang tot je opslag: hiermee kun je foto’s / bestanden die op je telefoon staan toevoegen wanneer je een bericht maakt. We verwerken alleen de foto’s / bestanden die je selecteert als bijlage bij een bericht.
Toegang om te schrijven op je opslag: hiermee kunnen we foto’s of bestanden opslaan op je telefoon als je op de “download” knop klikt in de app. We schrijven alleen naar je opslag wanneer je zelf bestanden/foto’s opslaat in de app.
8. Vragen?
We hebben dit privacy statement zorgvuldig opgesteld. Heb je toch vragen, stel ze dan door een mail te sturen naar support@socialschools.nl