Aan de slag

Op deze pagina helpen we je op weg met Social Schools in 9 stappen:

 
 
  1. Inloggen

  2. Schoolinstellingen

  3. Apps en modules inregelen

  4. Je collega's toevoegen en uitnodigen

  5. Koppeling administratie (EDEX inlezen)

  6. Tips als je een teamworkshop geeft of krijgt

  7. Opdrachten, tips en beleid

  8. Ouders/verzorgers informeren

  9. Social Schools lanceren!

 

We schatten in dat je ongeveer 30 minuten nodig hebt om de eerste 5 basisstappen te doorlopen. Dit kan variëren met de grootte van je school en het aantal collega's dat je hebt. Neem voor het tweede deel van de stappen voldoende tijd: hoe beter dit is voorbereid hoe succesvoller de lancering straks verloopt.

Mocht je tegen zaken aanlopen, neem dan contact op met onze helpdesk. Succes!

ADVIES TOT EEN SUCCESVOLLE opstart 

Scholen die het upgrade proces al hebben doorlopen geven het volgende advies:

  1. Lees eerst het volledige stappenplan van stap 1 t/m 9 door. Dan heb je het overzicht rondom het complete proces.

  2. Ben je visueel ingesteld? Gebruik dan de e-learning module met trainingsvideo's voor de beheerders. Hier worden alle stappen uitgelegd en toegelicht aan de hand van voorbeelden en opdrachten.

  3. Het is handig om bij het kijken van de filmpjes 2 beeldschermen naast elkaar open te hebben staan. Een scherm voor de filmpjes en een scherm met je eigen Social Schools omgeving.

  4. Neem de tijd! Beter om er iets langer over te doen en dat het in een keer goed is, dan de stappen te snel te doorlopen en zaken over het hoofd te zien.

 

1.
Inloggen

Als beheerder ontvang je per e-mail van support@socialschools.nl de inloggegevens voor Social Schools. Met deze inloggegevens kun je inloggen op https://app.socialschools.eu

Als je eerst 'Account & profiel' en 'Instellingen' naloopt en/of aanvult is het account volledig gereed.

Meer uitleg nodig? Bekijk de handleiding

START DE SOCIAL ACADEMY E-LEARNING VOOR SCHOOLBEHEERDERS!

Ben je ingelogd op Social Schools 3.0? Voor jou als schoolbeheerder hebben we een e-learning gemaakt die je bij de hand kunt houden bij opstarten van Social Schools. 

  • gebruikersnaam: beheerder

  • wachtwoord: socialschools

 

2.
School-instellingen

5 min

Ga, nadat je bent ingelogd, naar Schooldashboard in het menu. Hier vind je alle functies die voor jou als beheerder van belang zijn. Klik vervolgens op Schoolinstellingen.

In Schoolinstellingen kun je nu een aantal zaken gaan regelen:

  • Kleur van de applicatie, logo en afbeelding van de school en slogan, zie ook de handleiding.

  • Taal (staat standaard op Nederlands ingesteld), zie de handleiding

  • Een collega schoolbeheerder maken, zie de handleiding

  • Een collega administratief medewerker maken, zie de handleiding

 

3.
Apps en modules

5 min

In Apps & Modules kun je vervolgens gaan instellen op welke manier Social Schools binnen jullie school wordt ingezet. Je hebt de volgende opties:

  • Inschakelen Community: de functie om te communiceren met de verschillende groepen binnen de school die kunnen bestaan uit ouders van jullie leerlingen en/of collega’s.
    Binnen Community kun je ook instellen:

  • Inschakelen Gesprekken: de functie om 1:1 te communiceren met leden uit jouw groepen

  • Administratie: functie die toegang geeft tot opties om:

    • Profielwijzigingen van ouders te ontvangen en te beheren, bekijk de handleiding

    • Absentiemeldingen te activeren en in te regelen, bekijk de handleidingen

    • Oudergesprekken te organiseren en te plannen, bekijk de handleidingen

De instellingen die je hier kiest, mag je beschouwen als een soort ‘Master setup’: voor alle nieuwe groepen worden deze instellingen standaard gehanteerd. Wil je het in bepaalde gevallen toch anders regelen? Geen enkel probleem want je kunt per groep aangeven welke opties je wilt gebruiken!

De basis is geregeld en je kunt nu beginnen met het invoeren van de gegevens van medewerkers, groepen en leerlingen.

 

4.
Je collega's toevoegen en uitnodigen

10 min

Als je de school hebt klaargezet is het tijd om je collega's te informeren en daarna uit te nodigen. Mail hun eerst met uitleg, gebruik bijvoorbeeld het introductiedocument voor leerkrachten. 

Voordat je je collega's kunt uitnodigen voer je ze eerst in bij Gebruikers en voeg je ze direct toe aan de juiste groepen, zie ook de handleiding.

Het uitnodigen van medewerkers werkt via het uitgeven van unieke koppelcodes. Deze zijn als PDF uit te geven. 

Nadat de collega-medewerkers zich hebben aangemeld, wordt dat zichtbaar in het overzicht: bij de naam staat nu een vinkje bij ‘Actief’. Hier is ook zichtbaar van welke groepen deze medewerker lid is en of er sprake is van een extra rol (schoolbeheerder of administratief medewerker).

Als er een workshop gepland staat is het belangrijk dat iedereen zijn/haar account heeft geactiveerd. Spoor iedereen dus aan om dat zo snel mogelijk te doen! Succes.

 

5.
Koppeling administratie

5 min

De volgende stap is het inlezen van de leerlingen. Nadat je uit jullie leerlingadministratie een EDEXML-bestand (versie 1.03 of 2.0 maakt geen verschil bij import) hebt gedownload naar bijvoorbeeld het bureaublad van jouw PC, kun je deze gaan gebruiken in Social Schools.

Kies de optie Koppeling Administratie > Leerlingen (EDEXML) en volg de instructies in het scherm. Je wordt door een aantal processtappen geleid die het volgende doen:

  • Inlezen van het actuele EDEXML-bestand (v1.03 of 2.0)

  • Toevoegen van de administratieve groepen uit het administratie-bestand aan de klassen zoals je die op school gebruikt (bijvoorbeeld '1/2A - leerjaar 1' en '1/2A - leerjaar 2' samenbrengen naar klas 'Groep 1/2A'). Deze kun je direct aanmaken als ze (nog) niet in de lijst voorkomen.

Tip: voeg bij het maken van een nieuwe klas meteen de juiste leerkracht als beheerder van deze groep toe!

  • Toevoegen van de leerlingen vanuit het bestand aan de klassen in Social Schools

Nadat dit bestand is ingelezen ben je klaar om ouders te gaan uitnodigen en Social Schools te gaan gebruiken.

 

6.
Opdrachten, tips en beleid

Tip: Extra groepen, Customize je groepen en je eigen profiel

Je hebt via de EDEX-import de klassen aangemaakt, maar jullie willen misschien ook andere groepen toevoegen zoals een groep voor de bovenbouw, medezeggenschapsraad, ouderraad of een activiteitencommissie. Hieronder kun je handleidingen vinden om deze te maken en bijvoorbeeld de groepsafbeelding te wijzigen. En ook hoe je je eigen profiel aan kunt passen.

 

Opdrachten om Social schools beter te leren kennen

Als beheerder is het belangrijk dat je weet hoe Social Schools werkt. Daarom adviseren we je wat kleine opdrachtjes te doen zodat je straks de vragen van je collega's kunt beantwoorden. Hieronder een aantal handleidingen om Social Schools goed uit te proberen. 

 

Beleid

Het is essentieel om afspraken met elkaar te maken over welk je beleid je gaat voeren wat betreft Social Schools. Als je het beleid bepaald hebt, is het de bedoeling dat je de ouders informeert over Social Schools. Maak daarbij transparant wat jullie als team met elkaar hebben afgesproken en van jullie ouders verwachten.

Wij hebben een basisdocument samengesteld waar we jullie vragen in stellen en punten aandragen om met elkaar over na te denken. 

 

8.
Ouders/verzorgers informeren

Breng de ouders ook op tijd op de hoogte. Als je als school met Social Schools wilt gaan werken is het belangrijk dat ouders dit weten. Soms is het ook goed om een aantal ouders te betrekken bij het proces zodat zij als ouders ook aan kunnen geven wat belangrijk is wat betreft beleid. Om hen te informeren over wat Social Schools is, hebben wij een introductiedocument gemaakt wat je hen kan mailen. 

 

9.
Social Schools lanceren!

Als het goed is staan alle schoolbetrokkenen in Social Schools en hoef je alleen de ouders/verzorgers nog maar uit te nodigen. Je kunt hier een feestelijk moment van maken door bijvoorbeeld een lanceringsfeest te organiseren. In ieder geval is het goed de lanceringsdatum te communiceren naar de ouders/verzorgers omdat ze een uitnodiging gaan ontvangen.

Het uitnodigen van ouders/verzorgers kan op twee manieren:

  1. Per geprinte brief

  2. Per e-mail

Om uitnodigingen per e-mail te kunnen versturen moet je over de e-mailadressen van jullie ouders beschikken. Via een te importeren Excel-bestand met deze adressen kun je op eenvoudige wijze de uitnodigingen versturen. Deze optie tref je aan bij Koppeling administratie.

In het overzicht van de gebruikers kun je volgen welke ouders zich hebben aangemeld, hoe de kinderen heten en van welke groepen ze lid zijn. Ook kun je inzicht krijgen in bijvoorbeeld hun contactgegevens. Een overzicht van het totaal aantal aanmeldingen kun je snel inzien door naar Statistieken te gaan.

Voor je de ouders uitnodigt en Social Schools lanceert, is het goed om een checklist af te lopen zodat je geen vervelende dingen tegen komt. 

  • Heeft elke groep een eigen kleur, afbeelding en omschrijving? Dat vergroot de herkenbaarheid.

  • Staan de rechten (lezen, reageren, liken, etc.) goed? Dat voorkomt straks vragen.

  • Staat in elke groep een bericht zodat een ouder/verzorger niet een 'lege' eerste indruk heeft.

 
celebration.jpeg

Je school is live!

Nu iedereen zich aangemeld heeft of aan het aanmelden is,
kun je daadwerkelijk gaan starten met het gebruik van onze service. Veel plezier!

 


 

Update 3 april 2018: omdat wij ons proces gewijzigd hebben en deze pagina met informatie nieuw is, zullen we deze pagina aan blijven vullen. We waarderen jullie mening als implementatie managers zeer dus mis je iets, vind je informatie overbodig of wil je ons andere tips geven? Stuur dan een mailtje naar implementatie@socialschools.nl