PRIVACY STATEMENT 

We vinden het erg belangrijk dat de persoonsgegevens van jou (en je kinderen) op een veilige en zorgvuldige manier gebruikt worden. Dit privacy statement bevat informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens
binnen de Social Schools webapp en mobiele apps. In de volgende onderwerpen leggen we je uit hoe we je persoonsgegevens gebruiken en beveiligen:

  1. Inleiding

  2. Doel van verwerking

  3. Dataminimalizatie en “Privacy by design”

  4. Beveiliging van persoonsgegevens

  5. Procedure bij beveiligingsincidenten

  6. Recht op inzage, wijziging en vergetelheid

  7. Gebruik van de mobiele apps en de benodigde permissies


1. Inleiding

Social Schools verwerkt persoonsgegevens namens je school of de school van je kinderen, daarom is dit privacy statement geen overeenkomst met jou als eindgebruiker. In plaats daarvan heeft Social Schools een verwerkersovereenkomst afgesloten met je school, die de volgende afspraken bevat:

  • Welke persoonsgegevens er verwerkt worden door Social Schools, met welk doel deze gegevens verwerkt worden, hoe en door wie de gegevens gebruikt worden binnen Social Schools.

  • De technische en organisatorische maatregelen die misbruik van persoonsgegevens voorkomen

  • De procedures om misbruik van persoonsgegevens te rapporteren

Voor meer informatie kunt je terecht bij je school. Onderstaand vind je een korte samenvatting van de afspraken tussen Social Schools en je school en informatie over het gebruik van je persoonsgegevens en de rechten die je hebt om deze in te zien of te (laten) wijzigen verwijderen.


2. Doel van verwerking

Social Schools heeft als doel voor het verwerken van persoonsgegevens het faciliteren van communicatie tussen de verschillende belanghebbenden op school (medewerkers, leerlingen en ouders). We verwerken binnen Social Schools gegevens alleen voor dit doel.


3. Dataminimalizatie en “Privacy by design”

We streven ernaar om zo min mogelijke persoonlijke informatie te gebruiken om je in staat te stellen de volledige functionaliteit van Social Schools te gebruiken. De minimale set persoonsgegevens die we van je nodig hebben is:

  • Ouders/verzorgers en medewerkers: Naam en E-mail adres

  • Leerlingen: Naam, geboortedatum en klas/schooljaar

Social Schools biedt ruimte om extra contactinformatie (telefoonnummer, huisadres) en profielinformatie (profielfoto, beschrijving) in te vullen om de communicatie tussen gebruikers te verrijken. Het invullen van deze extra informatie is optioneel en is een persoonlijke keuze van jou als gebruiker of een resultaat van beleid gevoerd door je school.


4. Beveiliging van persoonsgegevens

Social Schools heeft een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen. Onderstaand vind je een korte samenvatting van deze maatregelen:

Technische maatregelen

  • We werken met subverwerkers die ieder expert zijn in hun vakgebied, zoals Amazon Web Services en Microsoft Azure

  • Alle persoonsgegevens zijn opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

  • De fysieke toegang tot de persoonsgegevens wordt beheerd door onze subverwerkers, daarmee verzekeren we het gebruik van internationale standaarden voor gegevensbeveiliging bij de fysieke toegang tot persoonsgegevens.

  • Onze technische infrastructuur wordt verzorgd door onze subverwerkers, daarmee verzekeren we dat onze servers altijd voorzien zijn van de laatste beveiligingsupdates.

  • Persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen in onze database.

  • Media zoals bestanden, foto’s en video’s zijn versleuteld opgeslagen op onze fileservers.

  • Het transport van persoonsgegevens is altijd versleuteld via SSL.


Organisatorische maatregelen

  • Toegang tot je persoonsgegevens is voorbehouden aan onze support-medewerkers en hoofdontwikkelaars (ons personeel)

  • Ons personeel ziet je persoonsgegevens alleen in voor support-doeleinden

  • We ondertekenen een geheimhoudingsverklaring met ons personeel waarin we afspreken hoe we zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens

  • Apparaten gebruikt door ons personeel zijn versleuteld om het risico op datalekken te minimaliseren.


5. Procedure bij beveiligingsincendenten

Wanneer wij een beveiligingsincident opmerken of hierop geattendeerd worden pakken we dit met de hoogste prioriteit op. Social Schools stuurt een terugkoppeling van de gekozen oplossing en de grootte van het probleem naar de melder van het lek. Als er sprake is van een datalek wordt dit ook gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.


6. Recht op inzage, wijziging en vergetelheid

Als gebruiker kun je de persoonsgegevens die van jou of je kind(eren) bekend zijn inzien en meestal ook bewerken via:

  • Je eigen gegevens via “Account & Profiel”; hier kun je je naam, profielinformatie en contactgegevens inzien en wijzigen.

  • Gegevens van je kinderen via “mijn kinderen”; hier zie je de informatie die over je kinderen bekend is; deze informatie wordt beheerd door de school aangezien de school verantwoordelijk is voor deze gegevens. Neem contact op met je school als je aanpassingen wilt in de gegevens van je kind(eren).

Als gebruiker kun je gebruik maken van je recht op vergetelheid. Wanneer je gebruik wilt maken van dit recht kun je een mail sturen naar support@socialschools.nl. Social Schools verwijdert je account en de daarbij horende persoonsgegevens binnen 30 dagen en stuurt hiervan een bevestiging. 

Wanneer je geen gebruik maakt van het recht op vergetelheid wordt je account automatisch verwijderd wanneer je 2 jaar niet meer gekoppeld bent geweest aan een school (hetzij als ouder, leerling of medewerker).


7. Het gebruik van de mobiele apps en benodigde permissies.

Gebruik je onze mobiele apps? Dan kunnen deze toegang vragen tot bepaalde onderdelen van je mobiele apparaat waarmee we ook toegang zouden kunnen krijgen tot bepaalde persoonsgegevens. Onderstaand vind je de belangrijkste permissies die onze apps gebruiken en hoe we deze gebruiken:

iOS:

De app vraagt deze permissies op het moment dat deze nodig zijn.

  • Toestaan berichten te sturen: Hiermee kunnen we je meldingen sturen als er nieuwe content voor je is in de app.

  • Toegang tot je camera: Hiermee kun je foto’s of video’s maken wanneer je een bericht maakt. We gebruiken je camera alleen wanneer je foto’s maakt in de app.

  • Toegang tot je microfoon; als je video’s wilt maken vanuit de app vragen we je om toegang tot je microfoon. We gebruiken je microfoon alleen wanneer je een video aan het maken bent in de app.

  • Toegang tot je fotoalbums: Hiermee kun je foto’s die op je telefoon staan toevoegen wanneer je een bericht maakt. We verwerken alleen de foto’s die je selecteert als bijlage bij een bericht.

  • Toegang tot je bestanden: Hiermee kun je bestanden die op je telefoon staan toevoegen wanneer je een bericht maakt. We verwerken alleen de bestanden die je selecteert als bijlage bij een bericht.

Android:

Heeft je toestel Android 5 of hoger? Dan vraagt de app de permissies op het moment dat de app ze nodig heeft. Heeft je toestel een eerdere Android versie, dan vraagt de app de permissies bij installatie. De app kan je vragen om de volgende permissies:

  • Toegang tot je phone_state: hiermee halen we een ID van je apparaat op waarmee we je meldingen kunnen sturen. In deze permissiegroep hoort ook je belgeschiedenis; deze gebruiken we echter niet en er worden dus ook geen belgegevens van je verwerkt.

  • Toegang tot je camera: hiermee kun je foto’s of video’s maken wanneer je een bericht maakt. We gebruiken je camera alleen wanneer je foto’s maakt in de app.

  • Toegang tot je microfoon: als je video’s wilt maken vanuit de app vragen we je om toegang tot je microfoon. We gebruiken je microfoon alleen wanneer je een video aan het maken bent in de app.

  • Toegang tot je opslag: hiermee kun je foto’s / bestanden die op je telefoon staan toevoegen wanneer je een bericht maakt. We verwerken alleen de foto’s / bestanden die je selecteert als bijlage bij een bericht.

  • Toegang om te schrijven op je opslag: hiermee kunnen we foto’s of bestanden opslaan op je telefoon als je op de “download” knop klikt in de app. We schrijven alleen naar je opslag wanneer je zelf bestanden/foto’s opslaat in de app.