Aan de slag in 4 fasen

 
 

Om Social Schools 3.0 succesvol te upgraden voor jouw school doorloop je vier fasen.

Voorbereiding: Wordt bekend met het upgrade proces

We leggen in de filmpje uit hoe het upgrade proces er globaal uitziet. Zo heb je een goed begrip van de stappen die je moet nemen. Hierna kan je aan de slag met de upgrade.

Fase 1 : Geef de upgrade datum door en plan een training in

In deze fase geef je de upgrade datum door. Zodra je de upgradedatum hebt doorgeven ontvang je als schoolbeheerder binnen 1 week de toegang tot Social Schools 3.0.

Fase 2 : Inrichting, leren en proberen

Je kan nu Social Schools 3.0 inzien en inrichten. Informeer in deze fase ook de leerkrachten over Social Schools 3.0. Gebruik hiervoor het filmpje.

Fase 3: Informeer het team en de ouders

Informeer de ouders dat Social Schools 3.0 eraan komt. Gebruik hier voor het filmpje.

Fase 4: To do’s Week voor de upgrade en dag van de upgrade

In deze fase wordt de ‘oude’ omgeving inactief en worden de ouders en het team uitgenodigd op Social Schools 3.0.

Fase 5: To do’s Week na de upgrade

 

fase 1 Geef de upgrade datum door en plan training in

Vanaf welke datum wil jij met je school gebruik gaan maken van Social Schools 3.0? Ons advies, neem ongeveer 3 weken om Social Schools 3.0 in te richten en het team en de ouders te informeren en de ‘oude’ omgeving klaar te maken voor de upgrade.

Vanaf het moment van de upgrade kunnen ouders en het team nog wel bij de 'oude' omgeving maar geen berichten meer sturen. Het sturen van berichten gebeurt dan vanuit Social Schools 3.0

Na het doorgeven van de upgrade-datum ontvang je als schoolbeheerder binnen 1 week toegang tot Social Schools 3.0

1.
Upgrade datum doorgeven

Geef de gewenste upgrade datum aan ons door


👍🏻 Dank voor het doorgeven van de upgrade-datum. Binnen 1 week ontvang je toegang tot Social Schools 3.0 en kan je aan de slag. Nog even wachten.

👍🏻 Belangrijk, zet de upgrade-datum met GROTE LETTERS in je agenda :-)

Bekijk de social academy e-learning voor schoolbeheerders

Ter voorbereiding kan je alvast de e-learning bekijken. Hier begeleiden we je aan de hand van trainingsvideo’s. Zo weet je precies wat er van jou als beheerder wordt verwacht.

  • gebruikersnaam: beheerder

  • wachtwoord: socialschools

Vraag een training aan

Bevalt de e-learning voor schoolbeheerders? De Social Academy biedt diverse trainingen om jullie zo goed mogelijk te begeleiden. Ons doel? Scholen helpen het maximale uit Social Schools 3.0 te halen. Veel scholen maken gebruik van de gecombineerde team-beleidsworkshop.

Download de nieuwe app social schools 3.0

Via de volgende links kan je de App downloaden. De nieuwe App kan je terugvinden onder de naam Social Schools 3.0.

 

Fase 2 Inrichting, Leren en proberen

Je hebt nu de upgrade-datum aan ons doorgegeven en de e-learning bekeken. Verder heb je ingelogd als beheerder in de Social Schools 3.0 omgeving. Je kan nu aan de slag met het inrichten van de omgeving. Bekijk eerst de trainingsvideo en pas dan de instellingen aan op jouw behoefte. Veel succes 😁

2.
School-instellingen

5 min

pas je schoolinstellingen aan

Ga naar Schooldashboard, links in het scherm, voor alle beheerder-functies. Klik vervolgens op Schoolinstellingen.

In Schoolinstellingen wijzig je:

  • Kleur van de applicatie, logo en afbeelding van de school en slogan, zie ook de handleiding

  • Taal (staat standaard op Nederlands ingesteld), zie de handleiding

  • Een collega schoolbeheerder maken, zie de handleiding

  • Maak een collega (of jezelf) hoofdauteur, zie de handleiding

 

3.
Apps en modules

5 min

Kies welke apps & modules je wilt gebruiken

In Apps & Modules kun je vervolgens gaan instellen op welke manier Social Schools binnen jullie school wordt ingezet. Je hebt de volgende opties:

  • Inschakelen Community: de functie om te communiceren met de verschillende groepen binnen de school die kunnen bestaan uit ouders van jullie leerlingen en/of collega’s.
    Binnen Community kun je ook instellen:

  • Inschakelen Gesprekken en persoonlijke berichten

    • Gesprekken zijn chats die je kan starten met leden binnen de groepen waar je lid van bent. Het is een informele vorm van interactieve communicatie, bekijk de handleiding

    • Persoonlijke berichten zijn berichten die je deelt met 1 of meerdere personen binnen de groepen waar je lid van bent. Je kan de berichten verrijken met foto’s, video’s en bestanden. Je kan kiezen of je een persoonlijk bericht openbaar of privé met 1 of meerdere personen binnen je groep wilt delen, bekijk de handleiding

  • Administratie: functie die toegang geeft tot opties om:

    • Profielwijzigingen van ouders te ontvangen en te beheren, bekijk de handleiding

    • Absentiemeldingen te activeren en in te regelen, bekijk de handleidingen

    • Oudergesprekken te organiseren en te plannen, bekijk de handleidingen

De instellingen die je hier kiest, mag je beschouwen als een soort ‘Master setup’: voor alle nieuwe groepen worden deze instellingen standaard gehanteerd. Wil je het in bepaalde gevallen toch anders regelen? Geen enkel probleem want je kunt straks per groep aangeven welke opties je wilt gebruiken!

 

4.
Leer en probeer

experimenteer in onze demoschool

Je hebt nu de instellingen geregeld in je eigen school, daarmee ben je in principe klaar voor de upgrade! Om Social Schools 3.0 beter te leren kennen hebben we een demo-school waarin je naar hartelust kunt experimenteren met bijvoorbeeld het sturen van berichten of het aanmaken van gebruikers.


  • Schoolbeheerder: schoolbeheerder/schoolbeheerder123

  • Leerkracht: leerkracht/leerkracht123

  • Ouder: ouder/ouder123

Tip 1 op iedere pagina zie je een blauwe support knop, klik hierop om de handleidingen in te zien die bij deze pagina horen

Tip 2 Doorloop de e-learning en voer de opdrachten uit.

 

Fase 3 Informeer het team en de ouders

Je hebt nu de upgrade datum bepaald en de basisinstellingen van Social Schools 3.0 gezet. Het is nu tijd om het team en de ouders hierover te informeren. Waarom?

  • Er zijn meer/andere functies beschikbaar; er zijn nieuwe apps die gedownload moeten worden; gebruikersinstellingen is uitgebreid; de oude omgeving kan straks alleen nog gebruikt worden voor naslag;

We hebben hier handige materialen voor ontwikkeld. Ons advies, deel de filmpjes met het team en de ouders. Zo is iedereen op de hoogte van de nieuwe Social Schools 3.0 App.

5.
Informeer het team en de ouders

Informeer het team

Voor je team hebben we een info-pagina gemaakt om je te helpen met het informeren. Deel de link naar onderstaande pagina met je collega’s:

Informeer de ouders

Ook voor de ouders hebben we een info-pagina gemaakt om je te helpen met het informeren. Deel de link naar onderstaande pagina met de ouders:


Leuk om in de school te hangen

  • Poster voor ouders - digiDUIF: PDF | Powerpoint

  • Poster voor ouders - Social Schools: PDF | Powerpoint

  • Poster met tips & tricks rondom de AVG wetgeving - PDF

  • Poster met de 8 beste tips rondom oudercommunicatie - PDF

 

Fase 4 Week voor de upgrade en dag van de upgrade

De basisinstellingen zijn gezet, de leerkrachten en ouders zijn op de hoogte van de nieuwe app. Het is bijna tijd om Social Schools 3.0 te activeren. Om de gegevens juist over te kunnen zetten is het belangrijk dat je nog 1 keer een EDEX/csv import doet in je oude omgeving.

6.
Week voor de upgrade

Laatste keer in de
bestaande omgeving
5 min

Laat weten dat de upgrade aanstaande is

Stuur nog een bericht in het oude platform dat de upgrade eraan komt! Zo voorkom je verrassingen op de maandag van de upgrade.

 

Ben je een digiduif gebruiker? EDEX inlezen in digiduif

Lees de week voor de upgrade een EDEX bestand in in je “oude” digiDUIF omgeving. Zo weten we zeker dat de juiste gegevens meegenomen worden in de upgrade.

Handleiding EDEX import

 

ben je een social schools 2.o gebruiker? csv inlezen in Social SChools 2.0

In 3.0 werken we niet meer met CSV maar stappen we over op EDEX. Deze standaard wordt door alle leerlingadministratiesystemen ondersteund en is minder foutgevoelig dan werken met CSV.

Om de overstap naar EDEX te kunnen maken vragen we je voor de laatste keer in Social Schools 2.0 een csv in te lezen. Belangrijk is dat het csv ook de geboortedatum van leerlingen bevat.

Handleiding ESIS csv export
Handleiding Parnassys csv export

Handleiding csv import

 

7.
Dag van de upgrade

Wij zetten jullie data over…

Op het moment dat door jullie is aangegeven, zetten wij de bestaande data over. Dit gebeurt altijd op maandag. Na het succesvol overzetten krijg je van ons bericht. Vanaf dat moment is het nieuwe platform klaar voor gebruik. Ga daarna zo snel mogelijk aan de slag met “Fase 5”

Uit jullie oude schoolomgeving worden de volgende gegevens overgezet:

  • Gebruikersprofielen

    • voornaam + achternaam

    • e-mailadres(sen)

    • telefoonnummer(s)

    • rol(en) + connectie(s) [medewerker/leerling/kinder(eren)]

    • koppelingen naar (jaar)groepen

    • over mij (alleen Social Schools gebruikers)

  • Leerlinggegevens

    • voornaam + tussenvoegsel + achternaam

    • geboortedatum

    • leerjaar

    • koppelingen naar (jaar)groepen

  • Groepsgegevens en berichten (alleen Social Schools gebruikers)

    • posts < 6 maanden

    • bijbehorende media + bestanden

    • bijbehorende reacties

    • bijbehorende likes

  • Events/agenda-items

    • datum/tijd/beschrijving < 6 maanden

    • koppelingen naar (jaar)groepen

    • deelnemerslijst RSVP (alleen Social Schools gebruikers)

…En wij zetten de oude omgeving 'op slot’

Vanaf het moment dat deze omzetting heeft plaatsgevonden, gaat de oude op 'slot'. Dit betekent dat gebruikers nog wel kunnen inloggen met hun accountgegevens maar dat ze geen acties meer kunnen uitvoeren, anders dan raadplegen. De zogenaamde "read-only" modus. Gebruikers die inloggen krijgen meldingen dat jullie school is overgegaan naar de nieuwe versie.

 

Fase 5 Direct na de upgrade

8.
EDEX inlezen

Zo snel mogelijk na de upgrade
5 min

Lees een EDEX in in de nieuwe omgeving

Nu de nieuwe omgeving gereed is en de data is overgezet moet de leerlinginformatie worden bijgewerkt. Hiervoor wordt een actueel EDEX-bestand ingelezen.

Als het goed is, verandert er niet veel (je hebt immers al voor de upgrade een recent leerlingbestand gebruikt).

 

9.
Controleren van de indeling

Zo snel mogelijk na de upgrade
15 min

controleer de instellingen in het schooldashboard

Bij het overzetten van de bestaande data naar het nieuwe platform hebben wij dat zo goed en compleet mogelijk proberen te doen. Het is goed om dit te controleren. Loop voor de zekerheid een aantal zaken na:

  • Schoolinstellingen; staat alles inderdaad zoals je dat wilt;

  • Apps en modules; idem;

  • Groepen; pas indien gewenst de instellingen van groepen aan of verander lidmaatschappen

  • Gebruikers; controleer voor de zekerheid of alle collega's toegang hebben en aan de juiste groepen zijn gekoppeld;

  • etc.

Het is belangrijk om dit zorgvuldig te doen want vanaf nu is dit de actuele indeling van jullie school. Onderstaande links kunnen misschien van pas komen.

Pas de links/newsfeed op je schoolwebsite aan

Als je gebruikt maakt van een link op de website van jullie school om in te loggen moet deze worden omgezet naar https://app.socialschools.eu

Maak je gebruik van een Social Website met een newsfeed of agenda? Pas deze dan aan zodat het nieuws uit Social Schools 3.0 getoond wordt! Bekijk de handleiding

 

10.
Versie 3.0 gelanceerd!

 Je bent helemaal klaar!

Je hebt de lancering gecontroleerd en kunt weer jaren vooruit.

Het laatste dat je nog moet doen, is iedereen laten weten dat de upgrade gedaan is. Vanaf nu kunnen ze aan de slag met de nieuwe omgeving. Geef daarbij ook aan dat ze in de stores de nieuwe apps kunnen downloaden voor Apple en Android. Ze vinden deze onder Social Schools 3.0.

Voor alle gebruikers geldt dat zij kunnen inloggen met de gebruikersnaam en wachtwoord die zij hadden voor de oude versie.

WElke nieuwe mogelijkheden kun je binnenkort verwachten?

Ben je benieuwd naar de doorontwikkeling? Bekijk hier de roadmap.

TIPS & TRICKs

Benieuwd naar de handigheidjes in Social Schools 3.0? Bekijk onze tips&tricks!

 

 
celebration.jpeg

Je school is live!

Nu kun je daadwerkelijk gaan starten met het gebruik van onze nieuwe service. Veel plezier!