Aan de slag in 10 stappen

 
 

Om tot een succesvolle upgrade te komen doorloop je de volgende 10 stappen:

  1. Inloggen op versie 3.0

  2. Ingeven schoolinstellingen

  3. Inregelen apps en modules

  4. Leren en proberen

  5. Informeren en instrueren van collega's en ouders

  6. Importeren van recente CSV of EDEX in 'oude' versie (Social Schools 2.0 of digiDUIF)

  7. Overzetten van bestaande data naar 3.0 versie (altijd op maandag)

  8. Importeren van recente EDEX in de nieuwe 3.0 versie

  9. Controleren van de indeling

  10. Versie 3.0 gelanceerd!

 

Hoe lang duurt het proces? 

We schatten in dat het doorlopen van de eerste 3 stappen ongeveer 15-30 minuten duurt. De stappen 6,7,8,9 duren ongeveer 30-60 minuten. Neem genoeg tijd voor de overige acties en bepaal zelf wanneer je school klaar is voor de lancering. Ons advies is om hier 2-4 weken voor uit te trekken. 

advies tot een succesvolle upgrade

Scholen die het upgrade proces al hebben doorlopen geven het volgende advies:

  1. Lees eerst het volledige stappenplan van stap 1 t/m 10 door. Dan heb je het overzicht rondom het complete proces.

  2. Ben je visueel ingesteld? Gebruik dan de e-learning module met trainingsvideo's voor de beheerders. Hier worden alle stappen uitgelegd en toegelicht aan de hand van voorbeelden en opdrachten.

  3. Het is handig om bij het kijken van de filmpjes 2 beeldschermen naast elkaar open te hebben staan. Een scherm voor de filmpjes en een scherm met je eigen Social Schools omgeving.

  4. Geef je gewenste upgrade datum aan ons door onder stap 5.

  5. Neem de tijd! Beter om er iets langer over te doen en dat het in een keer goed is, dan de stappen te snel te doorlopen en zaken over het hoofd te zien.

>> GOED OM VAST TE WETEN !
Tot stap 7 blijft jullie school de 'oude' versie (Social Schools 2.0 of digiDUIF) gebruiken. Tot dat moment blijf je ook de bestaande apps inzetten.
Het overzetten van bestaande gegevens vindt altijd op maandag voor 13:00 uur plaats.
Dit is daarmee tevens het moment van lancering voor jullie school.

Succes met het doorlopen van de stappen! 

 

1.
Inloggen op 3.0

5 min

Log in OP Social SChools 3.0

We nodigen jullie school uit om te upgraden naar de nieuwe versie. Als beheerder ontvang je per e-mail van support@socialschools.nl de inloggegevens voor de 3.0 omgeving van jouw school. Met deze inloggegevens kun je inloggen op

We raden aan voor optimaal gebruik van het systeem om als internetbrowser Google Chrome/Firefox of Safari te gebruiken.

Start de social academy e-learning voor schoolbeheerders!

Ben je ingelogd op Social Schools 3.0? Voor jou als schoolbeheerder hebben we een e-learning gemaakt die je bij de hand kunt houden bij stap 2 tot en met 4 van dit stappenplan:

  • gebruikersnaam: beheerder

  • wachtwoord: socialschools

 

2.
School-instellingen

5 min

Ga naar Schooldashboard, links in het scherm, voor alle beheerderfuncties. Klik vervolgens op Schoolinstellingen.

In Schoolinstellingen wijzig je:

  • Kleur van de applicatie, logo en afbeelding van de school en slogan, zie ook de handleiding

  • Taal (staat standaard op Nederlands ingesteld), zie de handleiding

  • Een collega schoolbeheerder maken, zie de handleiding

  • Een collega administratief medewerker maken.

 

3.
Apps en modules

5 min

Ga naar Apps & Modules. Kies:

  • Inschakelen Community: dit is de functie voor groepsberichten en groepsagenda's

    • Inschakelen nieuwsbrief: Wekelijks automatisch verzenden van de nieuwsbrief met alle relevante informatie. Over de nieuwsbrief

    • Publiceren: Publicatie van berichten en evenementen naar website of andere externe kanalen. Over publiceren

  • Inschakelen Gesprekken: Start 1:1 gesprekken met ouders of collega's. Een chatfunctie voor laagdrempelige communicatie tussen gebruikers.

  • Inschakelen Persoonlijke berichten: Vind je chat te informeel als communicatievorm? Gebruik dan persoonlijke berichten!

  • Administratie:

    • Profielwijzigingen van ouders ontvangen en beheren, bekijk de handleiding

    • Absentiemeldingen activeren en beheren, bekijk de handleidingen

De huidige instellingen zijn een ‘Master Setup’. De leraar heeft rechten om dit aan te passen in de eigen groep als zij groepseigenaar zijn.

 

4.
Leren en proberen

De omgeving is nu gereed om te gaan uitproberen. Ga aan de slag met het importeren van een EDEXML-bestand, voeg een collega toe en maak eens een groep aan. Door deze stappen 1 of meerdere keren te doen leer je ermee te werken. Dat is verstandig als je straks definitief met de nieuwe omgeving aan de slag gaat. Veel zal je bekend voorkomen, sommige dingen hebben we aangepast. Op de volgende pagina's vind je een overzicht met de belangrijkste veranderingen:

>> LET OP !
Alle gegevens die je hebt ingevoerd, worden overschreven bij het overzetten van de data in Stap 7. Alleen Schoolinstellingen en Apps en modules blijven ongewijzigd! Wees dus voorzichtig met het uitnodigen van ouders en collega's!

 

5.
Informeren en instrueren

Alle gebruikers krijgen te maken met veranderingen:

  • het platform ziet er anders uit;

  • er zijn meer/andere functies beschikbaar;

  • er zijn nieuwe apps die gedownload moeten worden;

  • gebruikersinstellingen is uitgebreid;

  • de oude omgeving kan straks alleen nog gebruikt worden voor naslag;

  • etc.

Voldoende redenen om collega's en ouders van te voren goed te informeren over de aankomende veranderingen.

Promotiemateriaal upgrade voor collega's en ouders

Promomateriaal voor digiDUIF gebruikers

Promomateriaal voor Social Schools gebruikers

Leuk voor in de lerarenkamer! 

  • Poster met tips & tricks rondom de AVG wetgeving - PDF

  • Poster met de 8 beste tips rondom oudercommunicatie - PDF

Download de nieuwe app

Via de volgende links kan je de App downloaden. De nieuwe App kan je terugvinden onder de naam Social Schools 3.0

Download de android app

Download de iPhone App

Geef de gewenste upgrade datum aan ons door

Vanaf welke datum wil jij met je school gebruik gaan maken van Social Schools 3.0? Dit is de upgrade datum. We upgraden alleen op maandagen. Geef dus altijd een datum door die valt op een maandag. 

Vanaf het moment van migratie kunnen ouders en het team nog wel bij de 'oude' omgeving maar geen berichten meer sturen. Het sturen van berichten gebeurt dan vanuit Social Schools 3.0

Geef hier de gewenste migratiedatum aan ons door. Het is mogelijk om te migreren tot maandag 1 maart 2019.

 

Training en ondersteuning van de Social Academy

Beviel de e-learning voor schoolbeheerders uit stap 4? Onze Social Academy biedt diverse trainingen om jullie zo goed mogelijk te begeleiden. Bekijk ons trainingsaanbod om een training aan te vragen. 

 

6.
Importeren CSV of EDEX voor upgrade (in Social Schools 2.0 of digiDUIF!)

Laatste keer in de
bestaande omgeving
5 min

In de nieuwe versie werken we niet meer met CSV maar stappen we over op EDEX. Deze standaard wordt door alle leerlingadministratiesystemen ondersteund en is minder foutgevoelig dan werken met CSV.

Voordat we de gegevens gaan overzetten voor jullie school is het van groot belang een actueel bestand met leerlingen te hebben. Daarom vragen we je om de meest actuele gegevens te importeren in de huidige Social Schools of digiDUIF omgeving. Dan kunnen wij straks de juiste match maken wanneer we de gegevens overzetten in Social Schools 3.0
Voor scholen die Social Schools gebruiken is dat via CSV.
Scholen die digiDUIF gebruiken doen dat op basis van EDEXML (versie 1.03 of 2.0).

>> LET OP !
Bij het importeren van een CSV-bestand hebben we ook de geboortedatum nodig: dit vergroot de mogelijkheid om de gegevens van de leerling straks met het EDEX--bestand te vergelijken.

>> LET OP !
De bestanden moeten in de 'oude' versie worden geïmporteerd!

>> LET OP !                                                                                                                                          Informeer de ouders nogmaals dat de upgrade gaat plaatsvinden, geef daarbij aan dat zij niet opnieuw een account hoeven aan te maken, zij kunnen met hun bestaande account inloggen op Social Schools 3.0

 

7.
Overzetten van bestaande data

Op het moment dat door jullie is aangegeven, zetten wij de bestaande data over. Dit gebeurt altijd op maandag. Na het succesvol overzetten krijg je van ons bericht. Vanaf dat moment is het nieuwe platform klaar voor gebruik. De stappen 8 en 9 beschrijven wat je aansluitend moet doen.

Uit jullie oude schoolomgeving worden de volgende gegevens overgezet:

  • Gebruikersprofielen

    • voornaam + achternaam

    • e-mailadres(sen)

    • telefoonnummer(s)

    • rol(en) + connectie(s) [medewerker/leerling/kinder(eren)]

    • koppelingen naar (jaar)groepen

    • over mij (alleen Social Schools gebruikers)

  • Leerlinggegevens

    • voornaam + tussenvoegsel + achternaam

    • geboortedatum

    • leerjaar

    • koppelingen naar (jaar)groepen

  • Groepsgegevens en berichten (alleen Social Schools gebruikers)

    • posts < 6 maanden

    • bijbehorende media + bestanden

    • bijbehorende reacties

    • bijbehorende likes

  • Events/agenda-items

    • datum/tijd/beschrijving < 6 maanden

    • koppelingen naar (jaar)groepen

    • deelnemerslijst RSVP (alleen Social Schools gebruikers)

Vanaf het moment dat deze omzetting heeft plaatsgevonden, gaat de oude op 'slot'. Dit betekent dat gebruikers nog wel kunnen inloggen met hun accountgegevens maar dat ze geen acties meer kunnen uitvoeren, anders dan raadplegen. De zogenaamde "read-only" modus. Gebruikers die inloggen krijgen meldingen dat jullie school is overgegaan naar de nieuwe versie.

Gebruikers die zich niet aanmelden voor de nieuwe mobiele apps ontvangen een aantal keer een melding om deze te downloaden.

>> LET OP !
Alle gegevens die je hebt ingevoerd voor deze overzetting, worden overschreven. Alleen Schoolinstellingen en Apps en modules blijven ongewijzigd!

>> LET OP !
Op de doorgeven upgrade datum zetten wij je school over naar Social Schools 3.0. We sturen de beheerder via de e-mail een bericht dat de data/gegevens succesvol zijn overgezet. Daarna kan je de punten 8 en 9 doorlopen om de upgrade succesvol af te ronden. 

 

8.
Importeren EDEX na upgrade

MAANDAG VAN LANCERING
Eerste keer in de
nieuwe omgeving
5 min

Nu de nieuwe omgeving gereed is en de data is overgezet moet de leerlinginformatie worden bijgewerkt. Hiervoor wordt een actueel EDEX-bestand ingelezen.

Maak vanuit leerlingadministratiesysteem een nieuw EDEXML bestand (versie 1.03 of 2.0 maakt geen verschil bij import).

Kies de optie Koppeling Administratie > Leerlingen (EDEXML) en volg de instructies in het scherm.

Als het goed is, verandert er niet veel (je hebt immers al voor de upgrade een recent leerlingbestand gebruikt).

 

9.
Controleren van de indeling

MAANDAG VAN LANCERING
15 min

Bij het overzetten van de bestaande data naar het nieuwe platform hebben wij dat zo goed en compleet mogelijk proberen te doen. Het is goed om dit te controleren. Loop voor de zekerheid een aantal zaken nogmaals na:

  • Schoolinstellingen; staat alles inderdaad zoals je dat wilt;

  • Apps en modules; idem;

  • Groepen; pas indien gewenst de instellingen van groepen aan of verander lidmaatschappen

  • Gebruikers; controleer voor de zekerheid of alle collega's toegang hebben en aan de juiste groepen zijn gekoppeld;

  • etc.

Het is belangrijk om dit zorgvuldig te doen want vanaf nu is dit de actuele indeling van jullie school. Onderstaande links kunnen misschien van pas komen.

>> LET OP !

Schoolwebsite: als je gebruikt maakt van hyperlink op de website van jullie school om in te loggen moet deze worden omgezet naar https://app.socialschools.eu

Maak je gebruik van een Social Website met een newsfeed of agenda? Pas deze dan aan zodat het nieuws uit Social Schools 3.0 getoond wordt! Bekijk de handleiding

Tip: Extra groepen binnen de school

Wil je extra groepen voor bijvoorbeeld Ouderraad, Medezeggenschapsraad of Activiteitencommissie? Bekijk de handleiding.

 

10.
Versie 3.0 gelanceerd!

MAANDAG VAN LANCERING

 

Je bent helemaal klaar!

Je hebt de lancering gecontroleerd en kunt weer jaren vooruit.

Het laatste dat je nog moet doen, is iedereen laten weten dat de upgrade gedaan is. Vanaf nu kunnen ze aan de slag met de nieuwe omgeving. Geef daarbij ook aan dat ze in de stores de nieuwe apps kunnen downloaden voor Apple en Android. Ze vinden deze onder Social Schools 3.0.

Voor alle gebruikers geldt dat zij kunnen inloggen met de gebruikersnaam en wachtwoord die zij hadden voor de oude versie.

Ben je benieuwd naar de doorontwikkeling? Bekijk hier de roadmap.

 

 
celebration.jpeg

Je school is live!

Nu kun je daadwerkelijk gaan starten met het gebruik van onze nieuwe service. Veel plezier!