Aan de slag in 10 stappen

 
 

Om tot een succesvolle upgrade te komen doorloop je de volgende 10 stappen:

  1. Inloggen op versie 3.0
  2. Ingeven schoolinstellingen
  3. Inregelen apps en modules
  4. Leren en proberen
  5. Informeren en instrueren van collega's en ouders
  6. Importeren van recente CSV of EDEX in 'oude' versie (Social Schools 2.0 of digiDUIF)
  7. Overzetten van bestaande data naar 3.0 versie (altijd op maandag)
  8. Importeren van recente EDEX in de nieuwe 3.0 versie
  9. Controleren van de indeling
  10. Versie 3.0 gelanceerd!
 

Hoe lang duurt het proces? 

We schatten in dat het doorlopen van de eerste 3 stappen ongeveer 15 minuten duurt, de stappen 8-9 duren ongeveer 20 minuten. Neem genoeg tijd voor de overige acties en bepaal zelf wanneer je school klaar is voor de lancering. Ons advies is om hier 2-4 weken voor uit te trekken. 

advies tot een succesvolle upgrade

Scholen die het upgrade proces al hebben doorlopen geven het volgende advies:

  1. Lees eerst het volledige stappenplan van stap 1 t/m 10 door. Dan heb je het overzicht rondom het complete proces.
  2. Ben je visueel ingesteld? Gebruik dan de e-learning module met trainingsvideo's voor de beheerders. Hier worden alle stappen uitgelegd en toegelicht aan de hand van voorbeelden en opdrachten.
  3. Het is handig om bij het kijken van de filmpjes 2 beeldschermen naast elkaar open te hebben staan. Een scherm voor de filmpjes en een scherm met je eigen Social Schools omgeving. 
  4. Zet de upgrade datum alvast in de agenda. De upgrade datum vindt plaats 6 weken na het ontvangen van de toegang tot Social Schools 3.0. Geef de upgrade datum aan ons door onder stap 5. 
  5. Neem de tijd! Beter om er iets langer over te doen en dat het in een keer goed is, dan de stappen te snel te doorlopen en zaken over het hoofd te zien. 

>> GOED OM VAST TE WETEN !
Tot stap 7 blijft jullie school de 'oude' versie (Social Schools 2.0 of digiDUIF) gebruiken. Tot dat moment blijf je ook de bestaande apps inzetten.
Het overzetten van bestaande gegevens vindt altijd op maandag voor 13:00 uur plaats.
Dit is daarmee tevens het moment van lancering voor jullie school.

Succes met het doorlopen van de stappen! 

 

1.
Inloggen op 3.0

5 min

Log in OP Social SChools 3.0

We nodigen jullie school uit om te upgraden naar de nieuwe versie. Als beheerder ontvang je per e-mail van support@socialschools.nl de inloggegevens voor de 3.0 omgeving van jouw school. Met deze inloggegevens kun je inloggen op https://app.socialschools.eu

Start de social academy e-learning voor schoolbeheerders!

Ben je ingelogd op Social Schools 3.0? Voor jou als schoolbeheerder hebben we een e-learning gemaakt die je bij de hand kunt houden bij stap 2 tot en met 4 van dit stappenplan:

  • gebruikersnaam: beheerder
  • wachtwoord: socialschools
 

2.
School-instellingen

5 min

Ga naar Schooldashboard, links in het scherm, voor alle beheerderfuncties. Klik vervolgens op Schoolinstellingen.

In Schoolinstellingen wijzig je:

  • Kleur van de applicatie, logo en afbeelding van de school en slogan, zie ook de handleiding
  • Taal (staat standaard op Nederlands ingesteld), zie de handleiding
  • Een collega schoolbeheerder maken,  zie de handleiding
  • Een collega administratief medewerker maken.
 

3.
Apps en modules

5 min

Ga naar Apps & Modules. Kies:

  • Inschakelen Community: de functie voor groepsberichten.
    Binnenkort beschikbaar:
    • Publicatie van berichten en evenementen naar website of andere externe kanalen 
    • Wekelijks automatisch verzenden van de nieuwsbrief met alle relevante informatie
  • Inschakelen Gesprekken: de functie voor 1:1 gesprekken met ouders of collega's.
  • Administratie:
    • Profielwijzigingen van ouders ontvangen en beheren, bekijk de handleiding
    • Absentiemeldingen activeren en beheren, bekijk de handleidingen
    • Binnenkort beschikbaar: Oudergesprekken organiseren en plannen 

De huidige instellingen zijn een ‘Master Setup’. De leraar heeft rechten om dit aan te passen in de eigen groep als zij groepseigenaar zijn.

 

4.
Leren en proberen

De omgeving is nu gereed om te gaan uitproberen. Ga aan de slag met het importeren van een EDEXML-bestand, voeg een collega toe en maak eens een groep aan. Door deze stappen 1 of meerdere keren te doen leer je ermee te werken. Dat is verstandig als je straks definitief met de nieuwe omgeving aan de slag gaat. Veel zal je bekend voorkomen, sommige dingen hebben we aangepast. Op de volgende pagina's vind je een overzicht met de belangrijkste veranderingen:

>> LET OP !
Alle gegevens die je hebt ingevoerd, worden overschreven bij het overzetten van de data in Stap 7. Alleen Schoolinstellingen en Apps en modules blijven ongewijzigd! Wees dus voorzichtig met het uitnodigen van ouders en collega's!

       

      5.
      Informeren en instrueren

      Alle gebruikers krijgen te maken met veranderingen:

      • het platform ziet er anders uit;
      • er zijn meer/andere functies beschikbaar;
      • er zijn nieuwe apps die gedownload moeten worden;
      • gebruikersinstellingen is uitgebreid;
      • de oude omgeving kan straks alleen nog gebruikt worden voor naslag;
      • etc.

      Voldoende redenen om collega's en ouders van te voren goed te informeren over de aankomende veranderingen.

       

      Promotiemateriaal upgrade voor collega's en ouders

      Promomateriaal voor digiDUIF gebruikers

      Promomateriaal voor Social Schools gebruikers

      Leuk voor in de lerarenkamer! 

      • Poster met tips & tricks rondom de AVG wetgeving - PDF 
      • Poster met de 8 beste tips rondom oudercommunicatie - PDF

       

      Communiceer de migratiedatum en GEEF deze aan ons door!

      Belangrijk is ook om het moment van overgang van de 'oude' omgeving naar 3.0 helder te communiceren. Vanaf dat moment kunnen ouders en het team namelijk nog wel bij de 'oude' omgeving maar geen berichten meer sturen. De oude app is ook niet meer bruikbaar om informatie te ontvangen.
      Standaard plannen wij het overzetten van de data van je school in 6 weken nadat je toegang hebt gekregen op het nieuwe platform. Zo heb je voldoende tijd om de stappen te doorlopen. Wil je al eerder met je hele school over? Geef dit dan aan ons door!

       

      Training en ondersteuning van de Social Academy

      Beviel de e-learning voor schoolbeheerders uit stap 4? Onze Social Academy biedt diverse trainingen om jullie zo goed mogelijk te begeleiden. Bekijk ons trainingsaanbod om een training aan te vragen. 

       

      6.
      Importeren CSV of EDEX voor upgrade (in Social School 2.0 of digiDUIF!)

      Laatste keer in de
      bestaande omgeving
      5 min

      In de nieuwe versie werken we niet meer met CSV maar stappen we over op EDEX. Deze standaard wordt door alle leerlingadministratiesystemen ondersteund en is minder foutgevoelig dan werken met CSV.

      Voordat we de gegevens gaan overzetten voor jullie school is het van groot belang een actueel bestand met leerlingen te hebben. Dan kunnen wij straks de juiste match maken.
      Daarom vragen we je om de meest actuele gegevens te importeren.
      Voor scholen die Social Schools gebruiken is dat via CSV.
      Scholen die digiDUIF gebruiken doen dat op basis van EDEXML (versie 1.03 of 2.0).

      >> LET OP !
      Bij het importeren van een CSV-bestand hebben we ook de geboortedatum nodig: dit vergroot de mogelijkheid om de gegevens van de leerling straks met het EDEX--bestand te vergelijken.

      >> LET OP !
      De bestanden moeten in de 'oude' versie worden geïmporteerd!

       

      7.
      Overzetten van bestaande data

      Iedere maandag
      voor 13:00 uur

      Op het moment dat door jullie is aangegeven, zetten wij de bestaande data over. Dit gebeurt altijd op maandag en vindt plaats voor 13:00 uur. Na het succesvol overzetten krijg je van ons bericht. Vanaf dat moment is het nieuwe platform klaar voor gebruik. De stappen 8 en 9 beschrijven wat je aansluitend moet doen.

      Uit jullie oude schoolomgeving worden de volgende gegevens overgezet:

      • Gebruikersprofielen
        • voornaam + achternaam
        • e-mailadres(sen)
        • telefoonnummer(s)
        • rol(en) + connectie(s) [medewerker/leerling/kinder(eren)]
        • koppelingen naar (jaar)groepen
        • over mij (alleen Social Schools gebruikers)
      • Leerlinggegevens
        • voornaam + tussenvoegsel + achternaam
        • geboortedatum
        • leerjaar
        • koppelingen naar (jaar)groepen
      • Groepsgegevens en berichten (alleen Social Schools gebruikers)
        • posts < 6 maanden
        • bijbehorende media + bestanden
        • bijbehorende reacties
        • bijbehorende likes
      • Events/agenda-items
        • datum/tijd/beschrijving < 6 maanden
        • koppelingen naar (jaar)groepen
        • deelnemerslijst RSVP (alleen Social Schools gebruikers)

      Vanaf het moment dat deze omzetting heeft plaatsgevonden, gaat de oude op 'slot'. Dit betekent dat gebruikers nog wel kunnen inloggen met hun accountgegevens maar dat ze geen acties meer kunnen uitvoeren, anders dan raadplegen. De zogenaamde "read-only" modus. Gebruikers die inloggen krijgen meldingen dat jullie school is overgegaan naar de nieuwe versie.

      Gebruikers die zich niet aanmelden voor de nieuwe mobiele apps ontvangen een aantal keer een melding om deze te downloaden.

      >> LET OP !
      Alle gegevens die je hebt ingevoerd voor deze overzetting, worden overschreven. Alleen Schoolinstellingen en Apps en modules blijven ongewijzigd!

      >> LET OP !
      Zorg dat je op de maandag van de lancering de punten 8 en 9 doorloopt.

       

      8.
      Importeren EDEX na upgrade

      MAANDAG VAN LANCERING
      Eerste keer in de
      nieuwe omgeving
      5 min

      Nu de nieuwe omgeving gereed is en de data is overgezet moet de leerlinginformatie worden bijgewerkt. Hiervoor wordt een actueel EDEX-bestand ingelezen.

      Maak vanuit leerlingadministratiesysteem een nieuw EDEXML bestand (versie 1.03 of 2.0 maakt geen verschil bij import).

      Kies de optie Koppeling Administratie > Leerlingen (EDEXML) en volg de instructies in het scherm.

      Als het goed is, verandert er niet veel (je hebt immers al voor de upgrade een recent leerlingbestand gebruikt).

       

      9.
      Controleren van de indeling

      MAANDAG VAN LANCERING
      15 min

      Bij het overzetten van de bestaande data naar het nieuwe platform hebben wij dat zo goed en compleet mogelijk proberen te doen. Het is goed om dit te controleren. Loop voor de zekerheid een aantal zaken nogmaals na:

      • Schoolinstellingen; staat alles inderdaad zoals je dat wilt;
      • Apps en modules; idem;
      • Groepen; pas indien gewenst de instellingen van groepen aan of verander lidmaatschappen
      • Gebruikers; controleer voor de zekerheid of alle collega's toegang hebben en aan de juiste groepen zijn gekoppeld;
      • etc.

      Het is belangrijk om dit zorgvuldig te doen want vanaf nu is dit de actuele indeling van jullie school. Onderstaande links kunnen misschien van pas komen.

      >> LET OP !
      Als je gebruikt maakt van hyperlink op de website van jullie school om in te loggen moet deze worden omgezet naar https://app.socialschools.eu

      Tip: Extra groepen binnen de school

      Wil je extra groepen voor bijvoorbeeld Ouderraad, Medezeggenschapsraad of Activiteitencommissie? Bekijk de handleiding.

       

      10.
      Versie 3.0 gelanceerd!

      MAANDAG VAN LANCERING

      Je bent helemaal klaar!

      Je hebt de lancering gecontroleerd en kunt weer jaren vooruit.

      Het laatste dat je nog moet doen, is iedereen laten weten dat de upgrade gedaan is. Vanaf nu kunnen ze aan de slag met de nieuwe omgeving. Geef daarbij ook aan dat ze in de stores de nieuwe apps kunnen downloaden voor Apple en Android. Ze vinden deze onder Social Schools 3.0.

      Voor alle gebruikers geldt dat zij kunnen inloggen met de gebruikersnaam en wachtwoord die zij hadden voor de oude versie.

      Bekijk regelmatig onze roadmap voor de mogelijkheden in de toekomst.

       
      celebration.jpeg

      Je school is live!

      Nu kun je daadwerkelijk gaan starten met het gebruik van onze nieuwe service. Veel plezier!